仕事ツール

メールを送るときは自分宛てにBccする

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私は、誰かにメールを送るとき、必ず自分宛てにBccをする(Bccのところに自分のメールアドレスを入れる)ことにしています。こうすると、自分が送ったメールが自分の受信トレイにも届きます。そして、同じ相手に続きとなるメールを送るときに、Bccで届いた自分のメールから「全員に返信」で送ります。こうすると、このメールは相手に届き、自分にもまたBccで届きます。そして、相手に届くメールの下には、1つ前の自分が送ったメールが履歴として残っている状態になります。こうすることで、自分と相手とのメールのやり取りをすべて残すことができ、相手が書いたメールはもちろん自分が書いたメールも1通も漏れることなく完全な履歴を残すことができます。このような完璧な履歴を残すことの最大のメリットは、メールのやり取りの途中から第三者が加わったときに、その第三者が完璧な履歴を最初から読むことで、これまでの状況を把握しやすくなることだと思います。また、何年か前のメールのやり取りを読み返すようなときには、自分が書いたメール内容を覚えていないこともよくあり、そんなときに完璧な履歴があれば助かります。

自分のメールアドレスを毎回Bcc欄に記入するのは面倒なので、自動的に自分宛てにBccされるように設定しています。私が使っているメールソフトThunderbirdで説明すると、「メニュー→ツール→アカウント設定」と進み、「送信控えと特別なフォルダ」画面を表示します。この画面の中にある「次のメールアドレスをBccに追加する」にチェックを入れ、自分のメールアドレスを記入してOKをクリックします。これで設定完了です。「次のメールアドレスをBccに追加する」ではなく、その上にある「次のメールアドレスをCcに追加する」にしてもいいと思います。

米国特許業界におけるAI

RoboReview

昨年、GoogleがAI技術を利用したニューラル機械翻訳(GNMT)を導入し、翻訳業界に影響を与えつつあるようですが、米国特許業界にも、AIの波が押し寄せているようです。

http://www.abajournal.com/news/article/patent_document_robot_legal_review

この記事で紹介されているように、RoboReviewという製品は、これから米国出願しようとしてるクレームを過去に出願されたクレームと比較して、特許性があるかどうか予測してくれるというものです。また、SmartShellという製品は、オフィスアクションに対する反論について、過去に行われた同様の反論がどのような結果になったかを表す統計を示してくれるそうです。もちろん、どちらの製品も、書類フォーマットを自動的に作成する機能が搭載されており、米国の法律事務所の多くで使用されているProLawをもっと進化させた製品と言えるかもしれません。

最も便利なトラックボール

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トラックボールは欠かせない仕事ツール』において、ケンジントン社のトラックボールがいいと書きましたが、ケンジントン社のどのトラックボールがいいのかという質問をいただきました。私はこれまでケンジントン社のほぼすべてのトラックボールを試してきましたが、個人的に断然使いやすいのは、写真のSlimBlade Trackballという最上級モデルです。SlimBlade Trackballが非常に便利な点は、画面をスクロールするときに、画面右端のスクロールバーをクリックし続ける必要がなく、ただ画面上でボールを動かすだけで画面が上下に動くという点です。機能としてはノートPCのキーボード側にある操作パッドやトラックポイントと同じで、SlimBlade Trackballはこれらをもっと操作しやすくしたものだと思います。家電量販店で、数種類のトラックボールを使い比べることができるコーナーが設けられていることがあるので、ここでSlimBlade Trackballとその他とを使い比べてみるといいかも知れません。

トラックボールは欠かせない仕事ツール

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私にとってなくてはならない仕事ツールをご紹介します。パソコンで仕事をするとき、私はマウスの代わりにトラックボールを使っています。トラックボールは、マウスのように机の上でガチャガチャと動かす必要がなく、中心にある大きなボールを指先で動かすだけでカーソル移動とページスクロールができます。写真(上)のケンジントン社のトラックボールは特に便利で、人差し指と中指(の指先)だけでカーソル移動とページスクロールが自由自在にできます。この便利さに慣れると、たまにマウスを使ったときにマウスの使いにくさが際立って感じられます。トラックボールは私には欠かせない仕事ツールですが、世間ではあまり普及していないようで、これが不思議でなりません。以前、当社に銀行の方が来られたとき、トラックボールを見て「これは翻訳の機械ですか?」と聞かれたことがありました。ある意味そうですが。。。私はトラックボール好きが高じて、出張時にホテルなどで作業する際には、持ち運び便利な軽量版トラックボールをノートPCにつなげて使っています。

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よく使うフォントを既定のフォントにする

「MSWordで英数半角をデフォルトにする」(http://beikokupat.com/blog/?p=645)で説明した設定と同時に、私はMSWordでよく使うフォント(Times New Roman)を既定のフォントにしています。こうすることによって、MSWord文書で英文を書くときに、デフォルトで規定になっているフォント(通常はCentury)からよく使うTimes New Romanに変更する作業(一瞬ではありますが)をしなくてすみます。設定方法は次の通りです。

・「ホーム」タブの「フォント」ダイアログボックスをクリックし、「フォント」タブをクリックする
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・「英数字用のフォント」をよく使うフォントにする(画像はTimes New Roman)
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・「サイズ」をよく使うサイズにする(画像は12ポイント)
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・「既定に設定」をクリックする
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・変更を適用する範囲を指定する(すべての文書に変更を適用したいので、「Normal .dotm テンプレートを使用したすべての文書」を選択する)
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・「OK」をクリックして、変更を適用する。
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MSWordで英数半角をデフォルトにする

私は仕事柄、Word文書を使うとき、ほとんどの場合、英語で文章を書きます。英語での文章を書きやすくするために、入力モードをデフォルトで英数半角に設定しています。つまり、Word文書を開けば、いきなり英数半角で文章を書けるようにしており、こうすることによって、全角から半角に変える作業をしなくてすみます。ちょっとした工夫ではありますが、英語を書くつもりで文字を入力したら全角で入力されてしまいストレスを感じる、ということがないので、私はこの設定を非常に便利に感じています。具体的な設定方法(Word2010~)は以下の通りです。

・Wordのファイルメニューから「オプション」を選択する
・Wordのオプションのダイアログボックスを表示させる
・ダイアログボックスの「言語」をクリックする
・「編集言語」の選択のところで英語(米国)をクリックして規定に設定する
・「OK」をクリックする
・再起動する

「オプション」を選択
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「言語」をクリック
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英語(米国)を規定に設定する
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図面を参照しやすくするための工夫

特許明細書には多くの場合
図面が添付されています。

当然のことですが、
図面が添付されている明細書を翻訳する際、
必ず図面を参照しながら翻訳
にあたる必要があります。

例えば、原文の「図5に示すように、」を訳す際、
ただ”as illustrated in FIG. 5,”と訳すだけではなく、
実際に図5を目で確認しながらその先の原文を読み進め、
説明されている構造などを理解しながら翻訳します。

このように、
原文と図面とを突き合わせながら
翻訳することで原文の理解が深まり、
より良い翻訳に繋がります。

ここで障壁になってくるのが、
該当する図面を見るという行為が
意外と容易ではない(面倒くさい)
ということです。

例えば、
図面をすべてプリントアウトして
ホッチキスで1つにまとめ、
1枚ずつめくりながら該当する図面を
探すという一般的な確認方法があります。

この「めくる」という作業が
翻訳者にとってなかなかの重労働
になることがあります。

あるいは、
データ化された図面上でスクロールなどを
しながら該当する図面までたどり着くという
方法もあります。

この場合、スクロールという手の動きが
意外と負担になることがあります。

また、明細書によっては複数の図面を
一度に見ないと理解しづらいこともあります。

これらの負担をなくすために、
私の会社ではスタッフ一人一人が
1~2枚のホワイトボードを専有し、
翻訳中の図面をプリントアウトして
ホワイトボードにすべて貼るようにしています。

その様子を写した写真がこれです。

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こうすることによって、
頭を動かすという非常に簡単な作業で
該当する図面を確認することができます。

この方法、社内でとても好評ですので
是非お試しください。