メールを送るときは自分宛てにBccする

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私は、誰かにメールを送るとき、必ず自分宛てにBccをする(Bccのところに自分のメールアドレスを入れる)ことにしています。こうすると、自分が送ったメールが相手に届くと同時に自分の受信トレイにも届きます。そして、同じ相手に続きとなるメールを送るときに、Bccで届いた自分のメールから「全員に返信」で送ります。こうすると、このメールは相手に届き、自分にもまたBccで届きます。そして、相手に届くメールの下には、1つ前の自分が送ったメールが履歴として残っている状態になります。こうすることで、自分と相手とのメールのやり取りをすべて残すことができ、相手が書いたメールはもちろん自分が書いたメールも1通も漏れることなく完全な履歴を残すことができます。

このような完璧な履歴を残すことの最大のメリットは、メールのやり取りの途中から第三者が加わったときに、その第三者が完璧な履歴を最初から読むことで、これまでの状況を把握しやすくなることだと思います。また、何年か前のメールのやり取りを読み返すようなときには、自分が書いたメール内容を覚えていないこともよくあり、そんなときに完璧な履歴があれば助かります。英語圏にはCYAという言葉があり、ビジネスにおいて後々自分に不利なことが起こらないように、メールや書類などの記録を残しておくということが行われており、Bccはその一環と考えられます。

上記説明で分かるように、Bccを利用して上記の効果を得るために大切なのは、メールを「全員に返信」で送ることと、メールを送るときに過去のメールのやり取りを絶対に削除しない(自分に都合の悪いことが書いてあったとしても)ことだと思います。

自分のメールアドレスを毎回Bcc欄に記入するのは面倒なので、自動的に自分宛てにBccされるように設定しています。私が使っているメールソフトThunderbirdで説明すると、「メニュー→ツール→アカウント設定」と進み、「送信控えと特別なフォルダ」画面を表示します。この画面の中にある「次のメールアドレスをBccに追加する」にチェックを入れ、自分のメールアドレスを記入してOKをクリックします。これで設定完了です。「次のメールアドレスをBccに追加する」ではなく、その上にある「次のメールアドレスをCcに追加する」にしてもいいと思います。

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